1. Willkommen

Herzlichen Dank, dass Sie sich für Arcavis entschieden haben.

Sie haben die E-Mail mit Ihren Zugangsdaten bereits erhalten? Bitte bewahren Sie diese gut auf. Wir zeigen Ihnen hier, wie Sie schnellstmöglich beginnen können, mit Arcavis zu arbeiten.

Abb. 1 Mail mit Zugangsdaten

2. Backoffice / Frontoffice

Arcavis ist eine moderne Cloud-Lösung und besteht im wesentlichen aus folgenden 2 Softwareteilen.

2.1 Arcavis Backoffice

Das Backoffice ist die zentrale Verwaltung Ihrer Daten sowie der Zugriffspunkt für Ihre Auswertungen.

Sie erreichen Ihr Backoffice, indem Sie auf den in Ihrer E-Mail angegebenen Link z.B. https://meinladen.arcavis.ch klicken, und sich dann mit dem Benutzernamen und Kennwort anmelden.

Abb. 2 Login Backoffice

2.2 Arcavis Frontoffice (Kassenplatz)

Die Arcavis Kassen-Applikation läuft auf Ihrem Kassen-PC am Point-Of-Sale. Diese Software ist auf Robustheit und Einfachheit ausgelegt, und ermöglicht ein sehr effizientes Einkassieren.

Das Layout der Kassenoberfläche können Sie pro Kasse und falls nötig auch pro User selbst bestimmen.

Abb. 3 Arcavis Kasse

3. Installation

3.1 Arcavis Backoffice

Das Backoffice ist Cloudbasiert und wird durch uns verwaltet. Sie müssen also nichts installieren. Um das Backoffice zu benutzen ist lediglich ein PC (Mac oder Windows) mit Internetzugriff und Browser (Empfehlung Chrome) nötig.

3.2 Arcavis Frontoffice (Kassenplatz)

Falls Sie die Hardware durch uns oder unsere Partner bezogen haben, ist Arcavis bereits vorinstalliert. Falls Sie Arcavis auf Ihrem eigenen Windows 10 oder 11 PC oder Tablet installieren möchten, nehmen Sie folgende Schritte auf dem Kassen-Computer vor:

1. Laden Sie das Installationsprogramm hier herunter:  https://www.arcavis.ch/install/Arcavis.Pos.Updater.exe 

2. Starten Sie das Installationsprogramm (Falls eine Warnung kommt, klicken Sie auf "Ja")

3. Warten Sie bis Arcavis installiert ist (Kann 10-20min Dauern)

4. Nachdem Sie Arcavis starten, müssen Sie Ihre Lizenz-Nr. und Kassen-Kennwort eingeben.

Abb. 4 Kassenlizenz eingeben

5. Falls nur eine verfügbare Kassenlizenz vorhanden ist, wird der Kassenplatz automatisch erkannt und registriert. Bei mehreren verfügbaren Lizenzen können Sie den gewünschten Kassenplatz auswählen.

Abb. 5 Kassenplatz wählen

4. Grundeinstellungen

Folgende Einstellungen nehmen Sie bitte im Backoffice von Arcavis vor. Melden Sie sich dazu am Backoffice (Kap. 2.1) an.

4.1 Filialen

Wenn Sie sich das erste Mal bei im Backoffice anmelden, sehen Sie folgende Seite (Abb. 6), in dem Sie die wichtigsten Daten in kürze anpassen können. Geben Sie hier die Daten Ihrer Hauptfiliale an. Falls Sie diese Seite nicht sehen, kann es sein, dass diese Grundeinstellungen bereits vorgenommen wurden.

Abb. 6 Setup Hauptfiliale

Falls Sie weitere Filialen haben, können Sie diese im Menü Grunddaten -> Filialen erfassen und bearbeiten.

(LINK Filiale erfassen)

Falls Sie mehrere Filialen zu Auswertungs- und Berechtigungszwecken zusammenfassen möchten, können Sie Regionen erstellen, und die Filialen zu einer Region zuweisen.

4.2 Benutzer

Erfassen Sie einen Benutzer für jeden Mitarbeiter, welcher Zugang zum Backoffice oder zur Kasse benötigt. Sie können es zwar so einrichten, dass sich alle Kassierer mit demselben Benutzer anmelden, jedoch können Sie dann nicht auswerten, welche Mitarbeiter welche Buchungen oder Stornos gemacht hat.

Benutzen Sie folgende Benutzerrollen:

• Admin für jemanden, der vollen Zugriff auf Ihr System hat (Kasse + Backoffice) 
• Backoffice, für einen Mitarbeiter, welcher Zugriff auf die gängigsten Aufgaben im Backoffice hat (Nur Backoffice)
• POS-Admin für einen Kassenbenutzer mit Admin-Rechten (Nur Kasse)
• POS-User für einen Kassenbenutzer  mit normalen Rechten (Nur Kasse)

Unter System->Benutzerrollen, können Sie die genaue Rechtevergabe pro Rolle einsehen und anpassen.

4.3 Kassen-Geldstock

Unter Grunddaten->Kassen finden Sie eine Auflistung all Ihrer mit dem System verbundenen Kassenplätze. Für jede Kasse können Sie pro Währung einen Geldstock festlegen. Für jeden Geldstock, wird auf der Kasse beim Abschluss ein Assistent durchlaufen, der Ihnen hilft die Kasseninhalte zu prüfen und Differenzen zu verbuchen.

Bei Aktueller Kassenbestand geben Sie den genauen Geldbetrag in der gewählten Währung ein, welcher genau zu diesem Zeitpunkt in der Kasse ist.

Bei Grundstock geben Sie ein, mit welchem Bestand Sie nach Abschluss jeweils wieder starten möchten. Der Assistent wird Ihnen Vorschlagen, genau die Differenz vom Bestand abzuschöpfen, damit Sie wieder auf den Grundstock kommen.

Sie können den Grundstock auch leer lassen, wenn Sie den Kassierer selbst entscheiden lassen wollen, wie viel Geld er beim Abschluss jeweils abschöpft.

Abb. 7 Einstellung Geldstock pro Kasse

Ihre Kasse wird hier erst aufgelistet, nachdem Sie installiert und registriert wurde.

4.4 Steuern

Prüfen Sie unter Grunddaten->Steuern, ob alle von Ihnen benötigten Steuersätze erfasst sind.

4.5 Währungen

Prüfen Sie unter Grunddaten->Währungen, ob alle von Ihnen benötigten Währungen erfasst sind, und passen Sie die Kurse gemäss Ihren Wünschen an. Nicht benötigte Währungen können Sie im System belassen.

5. Artikel erfassen

Das zentrale Element Ihrer Kassenlösung sind natürlich Ihre Verkaufsprodukte. Sie können diese unter "Artikel" erfassen oder Sie vorgängig via CSV Datei importieren.

Hier erfahren Sie mehr darüber wie man Artikel importiert und pflegt: Artikel Import

6. Kassenlayout anpassen

Nachdem Sie Ihre Grunddaten und Artikel erfasst haben, passen Sie Ihr Kassenlayout so an, damit Sie möglichst effizient arbeiten können.

Obwohl Sie beim Design völlig frei sind, empfehlen wir Ihnen folgende Grundregeln zu beachten:

• Benutzen Sie den gelben Bereich oben Rechts für grundlegende Kassen-Befehle.
• Benutzen Sie den roten Bereich unten für Ihre häufigsten Artikel, Warengruppen oder Spezialbefehle
• Die Einstellungen "Höhe Artikelliste, Infocontrols, Zahlungsliste und Funktionsbereich" sind speziell für die gängige Bildschirmgrösse angepasst. Ändern Sie diese nicht.

Abb. 8 Layout anpassen

Eine Liste aller Kassenbefehle finden Sie hier: Kassenbefehle

Sie können unter Grunddaten->Kassen oder unter Grunddaten->Benutzer wählen, welches Layout von welcher Kasse oder Benutzer gewählt wird.