Einführung

Der Buchhaltungsexport von Arcavis bereitet die Verkaufszahlen für den direkten Import in die Buchhaltungssoftware auf.

Diese Zahlen aus Arcavis werden nach individuell voreingestellten Kriterien zusammengefasst und als Buchungssätze exportiert. So können Umsätze, Bareinnahmen, Kartenzahlungen, Gutscheine, Abschöpfungen, Barausgaben und anderes ohne Umwege korrekt in der Buchhaltung abgebildet werden.

Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktion ist ein aktives Buchhaltungsexport Modul.

Buchungssätze einrichten

Zur Definition der Daten die exportiert werden sollten, kann man eine beliebige Anzahl Buchungssätze konfigurieren. Buchungssätze sind eine Zusammenfassung von Zahlen, z.B. Umsatz einer bestimmten Filiale oder Artikelgruppe, oder Summe aller Barzahlungen.

Diese Buchungssätze müssen individuell definiert werden und können je nach Buchhaltungssystem mehr oder weniger detailliert eingerichtet werden. Idealerweise werden diese direkt vom Buchhalter oder einem Treuhänder eingerichtet.

Navigieren Sie zu Grunddaten -> Skripts und konfigurieren Sie die Buchungssätze.

Beispiel 1: Buchungssatz aller Umsätze der Artikelgruppe "Kaffee"

1. Als Datenquelle können Artikel (Verkäufe/Umsatz) oder Zahlungen ausgewählt werden

2. Definieren Sie welchen Wert exportiert werden soll

3. Die Buchungssätze können nach verschiedenen Kriterien gefiltert oder gruppiert werden

4. Definieren Sie Soll/Haben Konto und andere Angaben gemäss Ihrer Buchhaltung

Beispiel 2: Buchungssatz aller Zahlungen mit Karte

1. Buchungssätze können kopiert werden. So können weitere Buchungssätze einfach und schnell hinzugefügt und angepasst werden.

Buchungssätze exportieren

Navigieren Sie zu Grunddaten -> Skripts um die konfigurierten Buchungssätze zu exportieren.

1. Wählen Sie den gewünschten Export aus

2. Definieren Sie die gewünschte Zeitspanne. Die Daten können in einem beliebigen Intervall exportiert werden z.B. Monatlich, Wöchentlich oder Täglich, dies auch nachträglich.

3. Je nach Buchhaltungsexport können noch weitere Parameter definiert werden

Nach dem Ausführen des Exports wird eine Datei erstellt, welche dann in die Buchhaltungssoftware eingelesen werden kann.

Hier einige Beispiele der verschiedenen Buchhaltungsexporte, die erstellt werden können. Siehe auch Beispiel-Dateien im Anhang.

Sage

Abacus

Sage 50

Automatisierung

Die Erstellung der Buchhaltungsexport-Dateien kann, falls erwünscht, automatisiert werden.

Hierzu kann die ScriptExport Extension eingerichtet werden (System -> Extensions). So werden die Dateien in definierten Intervallen automatisch erstellt und können an eine E-Mail Adresse gesendet oder auf einen FTP-Server geladen werden. Wenden Sie sich dazu an Ihren Support Partner.