Einführung

Bexio ist einer der führenden Schweizer Anbieter von Business-Software.

Mit der Bexio Extension können über eine API verschiedene Daten von Arcavis nach Bexio übermittelt werden. Damit können folgende Funktionen bedient werden:

  • Kunden und Lieferanten (Kontakte) importieren/exportieren
  • An der Kasse auf Bexio Rechnung bezahlen
  • Buchungssätze von Arcavis nach Bexio exportieren (nur mit Modul Buchhaltungsexport)


Einrichtung

Die Extension muss durch Ihren Support Partner aktiviert und folgendermassen eingerichtet werden.


Zahlart erstellen

Unter System -> Zahlarten eine neue Zahlart Bexio Rechnung erstellen, mit den folgenden Einstellungen:

Diese Zahlart muss danach bei den gewünschten Buchungsarten zu den Bezahlmöglichkeiten hinzugefügt werden, damit diese Option beim Verkauf ausgewählt werden kann.


Extension einrichten

Die Extension muss in zwei Schritten eingerichtet werden.

Unter System -> Extensions die Bexio Extension auswählen und bearbeiten.

1. Aktivieren

2. Api-Key von Bexio kopieren und eingeben - Muss im Bexio-Konto erstellt werden (Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Apps & API -> API-Schlüssel -> Token erstellen)

3. Neu erstellte Zahlart Bexio Rechnung auswählen

4. Speichern


Nun werden einige Daten von Bexio abgefragt und die Einrichtung kann fortgesetzt werden.

1. Falls erwünscht, die Funktionen Täglicher Buchungsexport und Kontakte synchronisieren aktivieren

2. Bexio Zahlart Rechnung auswählen

3. Rechnungskonto auswählen (gemäss Bexio Buchhaltung)

4. Bexio Benutzer auswählen

5. Speichern


Buchungssätze einrichten

Damit die Buchungssätze nach Bexio exportiert werden können, müssen diese unter Grunddaten -> Buchungssätze für Export korrekt eingerichtet werden. Dazu müssen unter anderem die MWST und die Soll und Haben Konto gemäss Bexio Buchhaltung angegeben werden.

Buchungssätze manuell exportieren

Beim Aufsetzen der Bexio Extension möchte man vielleicht vergangene Buchungen an Bexio übertragen, damit diese in der Buchhaltung berücksichtigt werden. Dazu kann man den gewünschten Zeitabschnitt eingeben und die Buchungssätze manuell exportieren.


Bedienung

Bexio Rechnung

An der Kasse einen Kunden auswählen und den Verkauf mit Zahlart Bexio Rechnung abschliessen.

Die Buchung wird automatisch an Bexio übermittelt, welches eine Rechnung erstellt.

Wichtig! Ein Kunde muss zwingend ausgewählt werden damit die Rechnung an Bexio übermittelt wird. Falls nicht, wird die Rechnung in Bexio nicht erstellt und geht womöglich verloren.

Sobald die Rechnung in Bexio erstellt wurde, wird bei den Buchungen eine Bemerkung mit der Rechnungs-Nr. eingetragen.

Kontakte synchronisieren

Falls die Funktion aktiviert wurde, werden die Kontakte von Bexio und Arcavis synchronisiert. Folgendes Verhalten muss dabei beachtet werden:

  • Beim Synchronisieren wird die Kontakt-Nr. von Bexio übernommen und überschreibt die Arcavis Nummer
  • Arcavis Kontakte (Kunden und Lieferanten) werden nur nach Bexio exportiert wenn diese neu erstellt oder gespeichert werden (auch ohne Änderungen)

Manuelle Ausführung

Die Funktionen der Bexio Extension können auch manuell ausgeführt werden.

1. Buchungssätze können manuell exportiert werden

Achtung! Falls diese bereits automatisch an Bexio übermittelt wurden, sollten diese nicht erneut manuell exportiert werden, um doppelte Daten zu vermeiden.

2. Noch nicht erstellte Rechnungen werden sogleich in Bexio erstellt

3. Kontakte werden von Bexio nach Arcavis importiert


Automatische Ausführung

Wenn die Extension eingerichtet wurde und aktiv ist, werden folgende Aufgaben automatisch durchgeführt.

  • Rechnungen werden all 15 Minuten an Bexio übermittelt und erstellt
  • Bexio Kontakte werden 1x pro Stunde synchronisiert (Daten von Bexio auf Arcavis übertragen)
  • Neu erstellte Kontakte oder Änderungen in Arcavis werden sogleich an Bexio übermittelt
  • Buchungssätze werden 1x pro Tag an Bexio übermittelt