Einführung

Bexio ist einer der führenden Schweizer Anbieter von Business-Software.

Mit der Bexio Extension können über eine API verschiedene Daten zwischen Arcavis und Bexio ausgetauscht werden. Damit können folgende Funktionen bedient werden:

  • Kunden und Lieferanten (Kontakte) importieren/exportieren/synchronisieren
  • An der Kasse auf Bexio Rechnung bezahlen
  • Aufträge im Backoffice auf Bexio Rechnung verbuchen (Optional - mit Modul Aufträge)
  • Buchungssätze von Arcavis nach Bexio exportieren
  • Artikeldaten von Bexio in Arcavis importieren
Info: Artikel und Lagerbestände können einmalig von Bexio importiert werden. Es findet jedoch keine Synchronisierung der Artikeldaten und Lagerbestände über die Schnittstelle statt. Wir empfehlen die Artikel und Warenwirtschaft in Arcavis zu verwalten.
  • Falls bereits Bexio verwendet wird und noch keinen Arcavis Zugang vorhanden ist, kann die Anbindung über die Bexio Apps (Marketplace) aktiviert werden. Siehe Bexio Schnittstelle
  • Falls bereits eine Arcavis Umgebung vorhanden ist und mit Bexio verbunden werden soll, muss die Schnittstelle gemäss der untenstehenden Anleitung eingerichtet werden

Einrichtung

Die Bexio Extension muss durch Ihren Support Partner aktiviert und folgendermassen eingerichtet werden.


Zahlart erstellen (optional)

Falls Sie Verkäufe auf Bexio Rechnung bedienen möchten, unter System -> Zahlarten eine neue Zahlart Bexio Rechnung erstellen, mit den folgenden Einstellungen:

Kontotyp: Sonstiges oder Karte

Diese Zahlart muss danach bei den gewünschten Buchungsarten zu den Bezahlmöglichkeiten hinzugefügt werden, damit diese Option beim Verkauf ausgewählt werden kann:


Extension einrichten

Die Extension muss in zwei Schritten eingerichtet werden.

Unter System -> Extensions die Bexio Extension auswählen und bearbeiten.

1. Aktivieren

2. Api-Key von Bexio kopieren und eingeben - Muss im Bexio-Konto erstellt werden (Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Apps & API -> API-Schlüssel -> Token erstellen)

3. Neu erstellte Zahlart Bexio Rechnung auswählen

4. Speichern


Nun werden einige Daten von Bexio abgefragt und die Einrichtung kann fortgesetzt werden.

1. Falls erwünscht, die Funktionen Täglicher Buchungsexport und Kontakte synchronisieren aktivieren

2. Bexio Zahlart Rechnung auswählen

3. Standard Ertragskonto (gemäss Bexio Buchhaltung) für Buchungen auf Bexio Rechnung wählen (Wird angewendet falls nicht anders in den Buchungssätzen definiert)

4. Bexio Benutzer auswählen

5. Speichern


Buchungssätze einrichten

Damit die Buchungssätze nach Bexio exportiert werden können, müssen diese unter Grunddaten -> Buchungssätze für Export korrekt eingerichtet werden. Dazu müssen unter anderem die MWST und die Soll und Haben Konto gemäss Bexio Buchhaltung angegeben werden. Der Steuercode muss nicht zwingend gesetzt werden, da dieser anhand des MWST-Satzes automatisch zugewiesen wird. Bei Bedarf kann dieser jedoch pro Buchungssatz individuell definiert werden. Die konfigurierten Einstellungen der Buchungssätze werden sowohl beim Buchhaltungsexport als auch bei Bexio Rechnungen berücksichtigt.

Wichtig: Soll und Haben Konto sollten unterschiedlich sein, da es bei Bexio ansonsten einen Fehler auslöst und der Buchhaltungsexport fehlschlägt.


Info: Für Bexio Rechnungen muss kein Buchungssatz konfiguriert werden. Die Buchungen mit Zahlart Bexio Rechnung werden beim Buchhaltungsexport bewusst ignoriert, da diese automatisch beim stellen der Rechnung im Bexio erstellt werden. Damit werden die Buchungssätze nicht doppelt erstellt.


Info: Um die Kassenbuchungen in der Buchhaltung korrekt abbilden zu können, muss im Bexio womöglich noch ein Kassenkonto (Kontonummer 1000) erstellt werden (Banking -> Neues Kassenkonto).



Buchungssätze manuell exportieren

Beim Aufsetzen der Bexio Extension möchte man vielleicht vergangene Buchungen an Bexio übertragen, damit diese in der Buchhaltung berücksichtigt werden. Dazu kann man den gewünschten Zeitabschnitt eingeben und die Buchungssätze manuell exportieren.


Bedienung

Bexio Rechnung

An der Kasse einen Kunden auswählen und den Verkauf mit Zahlart Bexio Rechnung abschliessen.

Die Buchung wird automatisch an Bexio übermittelt, welches eine Rechnung (Entwurf) erstellt.

Wichtig! Ein Kunde muss zwingend ausgewählt werden damit die Rechnung an Bexio übermittelt wird. Falls nicht, wird die Rechnung in Bexio nicht erstellt und geht womöglich verloren.

Sobald die Rechnung in Bexio erstellt wurde, wird bei den Buchungen eine Bemerkung mit der Rechnungs-Nr. eingetragen.

Falls erwünscht, können auch Aufträge im Backoffice auf Bexio Rechnung verbucht werden (anstatt auf das Kundenkonto). Dies kann vom Arcavis Team eingerichtet werden.


Kontakte synchronisieren

Falls diese Funktion aktiviert wurde, werden die Kontakte von Bexio und Arcavis synchronisiert. Folgendes Verhalten muss dabei beachtet werden:

  • Beim Synchronisieren wird die Kontakt-Nr. von Bexio übernommen und überschreibt die Arcavis Nummer
  • Arcavis Kontakte (Kunden und Lieferanten) werden nur nach Bexio exportiert wenn diese neu erstellt oder gespeichert werden (auch ohne Änderungen)

Manuelle Ausführung

Die Funktionen der Bexio Extension können auch manuell ausgeführt werden.

1. Buchungssätze können manuell exportiert werden. Dazu muss oben ein Datum definiert werden.

Achtung! Falls diese bereits automatisch an Bexio übermittelt wurden, sollten diese nicht erneut manuell exportiert werden, um doppelte Daten zu vermeiden.

2. Noch nicht erstellte Rechnungen werden sogleich in Bexio erstellt

3. Kontakte werden synchronisiert (Änderungen in Bexio werden in Arcavis übernommen)

4. Kontakte werden von Bexio in Arcavis importiert (dies dient vor allem einem einmaligen Initialimport von Bexio Kontakte)

5. Artikel werden von Bexio in Arcavis importiert

Wichtig: Artikel werden nur importiert. Spätere Änderungen werden nicht synchronisiert.


Automatische Ausführung

Wenn die Extension eingerichtet wurde und aktiv ist, werden folgende Aufgaben automatisch durchgeführt.

  • Rechnungen werden all 15 Minuten an Bexio übermittelt und erstellt
  • Bexio Kontakte werden 1x pro Stunde synchronisiert (Daten von Bexio auf Arcavis übertragen)
  • Neu erstellte Kontakte oder Änderungen in Arcavis werden sogleich an Bexio übermittelt
  • Buchungssätze werden 1x pro Tag an Bexio übermittelt