Einführung

Ein Abonnement ist ein im Voraus bezahltes Anrecht auf Bezug von Artikeln, Produkten oder Dienstleistungen. Je nach Anwendungsfall kann der Bezug kostenlos oder zu einem reduzierten Preis erfolgen. Die Anzahl Bezüge (Menge) kann limitiert oder unlimitiert sein und ist zeitlich begrenzt. Abonnemente können einen oder mehrere in Arcavis erfasste Artikel beinhalten.


Anwendung

Anwendungsbeispiele:

  • Kaffee-Pass: Abonnement wird zum Preis von 10 Kaffees verkauft, und berechtigt zum "kostenlosen" Bezug von 11 Kaffees
  • 10er-Eintritt Museum: berechtigt zu 10 Eintritten, zu einem reduzierten Gesamtpreis 
  • 1/2 Preis-Abonnement: berechtigt zum Bezug von Produkten oder Dienstleistungen zum halben Preis
  • Jahres-Abonnement Hallenbad: berechtigt zu einer unbegrenzten Anzahl Eintritten und ist zeitlich begrenzt

Nachdem das Abonnement ausgestellt wurde, kann es an der Kasse eingelöst werden. Jedes Mal, wenn ein Abo ausgewählt wird und der Kunde an der Kasse die Artikel oder Dienstleistungen bezieht/bezahlt, wird die Restmenge des Abos angepasst (falls vorhanden).


Abonnement erstellen

Im Backoffice zu Artikel -> Abonnemente navigieren

Neues Abonnement erstellen und Details definieren

1. Neuen Datensatz erstellen (+)

2. Daten erfassen

  • Artikel Nr.: Zur einfacheren Identifikation können Sie einem Abonnement eine Artikelnummer zuweisen.
  • Titel, Artikelgruppe, MWST, Verkaufseinheit, Preis, Gültigkeit
  • Menge: Beschreibt die Anzahl der verfügbaren Bezüge. Bei 10 z.B. können die hinzugefügten Artikel 10 Mal kostenlos bzw. zum gewählten Preis bezogen werden. Wert kann auch leer sein (unbegrenzte Menge).

3. Speichern


Artikel hinzufügen

Zum Reiter Abonnement-Artikel gehen und die Artikel oder Dienstleistungen hinzufügen, die mit diesem Abonnement bezogen werden können. Es können einer oder mehrere Artikel zu einem Abonnement gehören.

Am besten wird hier ein Artikel gewählt, der auch als Einzelartikel bereits besteht (Beispiel: Abonnement für 10 Eintritte, Abonnements-Artikel ist der bestehende Einzeleintritt).

1. Artikel Suchen und auswählen

2. Preis definieren

3. Speichern

4. Weitere Artikel hinzufügen falls erwünscht


Abonnement ändern

Es können auch nachträglich Änderungen an einem bestehenden Abonnement vorgenommen werden:

  • Anpassungen des Namens, des Preises, der Gültigkeit etc. 
  • Weitere Artikel hinzufügen

Klicken Sie dazu auf den Aktionsbutton "Stift" um die Einstellungen des Abos anzupassen.

Wichtig: Änderungen bei bestehenden Abonnementen, z.B. verbleibende Menge, oder das manuelle Hinzufügen eines Abonnements lösen hier keine Buchung/Zahlung aus.


Ausgestellte Abonnemente

Anhand der Registerkarte "Ausgestellte Abonnemente" behalten Sie die Übersicht. Sie sehen welche Kunden ein Abonnement gekauft haben, dessen Gültigkeit, und wie viele Einheiten noch offen sind.

Auch bei den Kunden unter der Registerkarte "Abonnemente" finden Sie Informationen über ausgestellte Abonnemente für den ausgewählten Kunden.


Reports

Im Report Abonnemente bekommen Sie eine Übersicht der ausgestellten Abonnemente, deren Gültigkeit, die Restmenge, und zu Auswertungszwecken bzw. Buchhaltung der Restwert der Abonnemente.

Info: Bei Abonnementen mit einer definierten Menge berechnet sich der Restwert wie folgt: «Preis Abonnement» / Menge * Anzahl offener Bezüge. Bei Abonnementen ohne begrenzte Menge wird der Restwert anhand des Datums und der verbleibenden Gültigkeit berechnet (Zeitwert).


Abonnement ausstellen

Abonnemente können wie folgt ausgestellt werden:

An der Kasse

  • Befehl Neues Abonnement im Kassenlayout einrichten und beim Ausstellen eines Abonnements betätigen. Abonnement selektieren (falls mehrere vorhanden) und Kunde auswählen.
  • Abonnement als Artikel hinzufügen: Abonnemente können auch unter den Artikeln gesucht und ausgewählt werden

Im Backoffice

  • Ein Abonnement kann einem Auftrag hinzugefügt werden (mit Modul Aufträge). Sobald der Auftrag verbucht wird, wird das Abonnement ausgestellt.
Info: Ein Abonnement muss bei der Ausstellung immer einem Kunden zugewiesen werden.


Abonnement Einlösen

Abonnemente können nur an der Kasse eingelöst werden. Dazu den Befehl Abonnement einlösen betätigen und Kunde/Abo auswählen. Danach die Artikel wählen, die eingelöst werden. Nach Abschluss der Buchung wird die Restmenge des Abos angepasst (falls vorhanden).